Progetto Archivi Intesa Sanpaolo


10 anni di lavoro 150 uffici coinvolti 1.600 tipi di doc 100.000 dipendenti 7.246 filiali 42 paesi 19.000.000 di clienti 6.000.000 di scatole 250 Banche 470 anni di storia

10.000
mail al giorno

A fianco del più importante Gruppo Bancario italiano, leader sulla scena economica e finanziaria internazionale, per organizzare il sistema di gestione dei flussi documentali.

Gli obiettivi

Governare un grande archivio di impresa comporta confrontarsi con una serie di nodi specifici:
- la complessità della struttura che produce, usa e gestisce la documentazione;
- la quantità dei materiali da governare;
- i vincoli di conservazione.

Mentre i principali obiettivi da perseguire nell’organizzazione della documentazione sono:
- la tutela giuridica, per garantire la prova dei propri diritti;
- l’efficienza amministrativa, per permettere di controllare i dati e verificare i risultati;
- la documentazione operativa, utilizzare le esperienze precedenti per innovare e per progettare nuove soluzioni, nuovi prodotti, nuovi servizi;
- la conservazione della memoria, a fini identitari e di comunicazione. 

Ogni documento prodotto nell’operatività di un’Azienda è sottoposto a obblighi di conservazione stringenti (con tempi definiti) e può essere oggetto di richieste di consultazione da parte di aventi causa e stakeholder: clienti, organi di controllo, magistrature. Il rigoroso rispetto dei tempi di conservazione, selezione e scarto della documentazione è un obiettivo che permette di raggiungere significativi risultati dal punto di vista dell’efficienza operativa e dell’ottimizzazione dei costi. 

Le tappe

Avviato nel 2002 in Sanpaolo Imi, nel 2007 il Progetto Archivi viene recepito nella nuova Banca, con l’obiettivo di trasformare i vincoli di conservazione in un’opportunità, gestendo l’archiviazione della documentazione in un’ottica di impresa.
Il progetto è stato scomposto in più fasi, seguendo un piano di sviluppo modulare per permettere di consolidare i risultati tenendo sotto controllo tempi, modi e costi in modo da verificare l’andamento e individuare tempestivamente le migliori soluzioni da adottare e le correzioni da apportare.
In collaborazione con le più importanti funzioni aziendali (Organizzazione, Logistica, Sistemi Informativi, Legale, Archivio Storico) è stato condotto il censimento delle tipologie documentarie prodotte nella conduzione dell’operatività corrente e sono state definite le normative e le policy per la corretta conservazione della documentazione agevolando il lavoro quotidiano, riducendo i costi di archiviazione, garantendo trasparenza e salvaguardia della memoria. Un tappa fondamentale del lavoro, nel 2010, è stata la pubblicazione della Guida alla gestione degli Archivi e del Massimario di selezione e conservazione della documentazione, vera bussola di governo per la gestione dei flussi documentali. L’emanazione della norma è stata accompagnata da un ampio programma di comunicazione interna (attraverso l’uso di house organ e web tv) e di formazione mirata, attività che hanno prodotto risultati importanti dal punto di vista della diffusione di buone pratiche e della condivisione di metodi e informazioni.
Parallelamente sono stati condotti numerosi interventi di selezione della documentazione custodita nei depositi e di tutela a fini di conservazione storica

Le sfide

Il Progetto è oggi orientato al monitoraggio e all’aggiornamento della normativa fin qui prodotta, alla sua estensione alle varie società del Gruppo e all'analisi della gestione della documentazione elettronica, nuova decisiva frontiera con la quale confrontarsi per governare gli archivi del futuro. 

Lavori correlati